Stap 1: De student controleert het reisadvies voor het land in kwestie en de specifieke regio.
In eerste instantie moet het een fysiek veilige locatie betreffen. De student vergewist zich ervan dat er geen negatief reisadvies bestaat voor het land/regio in kwestie. Hiervoor is het VERPLICHT dat de student de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken raadpleegt(https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland/reisadviezen). Bijkomende informatie kan eventueel worden gevonden op de website van de Nederlandse overheid, die per land/regio beschikt over een handige kleurcodering in functie van gevaren (https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen)). Bij een negatief reisadvies van de Belgische Overheid, zal de Universiteit de stage niet erkennen en zal zij geen enkele verantwoordelijkheid voor de stagelopende student nemen.
Mocht het reisadvies van Buitenlandse Zaken niet ‘Negatief’ zijn, maar op verhoogde risico’s wijzen, dan dient de student extra, op voorhand aantoonbare en met de Universitaire Overheid besproken, voorzorgen te nemen om de risico’s te beperken. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit begeleiding buiten het ziekenhuis of een beveiligde accommodatie. Er kan ook een veilige corridor bestaan tussen de internationale luchthaven van het land en de stageplek in kwestie. De stageplek zelf mag ook niet te dicht aanleunen tegen een gebied waarvoor een negatief reisadvies geldt.
Stap 2: De student vraagt toestemming aan stagedocent/coördinator én de coördinerend stagemeester om de stageplaats in kwestie aan te schrijven.
In uitzonderlijke situaties (en na overleg met de stagedocent) kan de toestemming van een coördinerend stagemeester niet nodig zijn (niet relevant, combinatie van vele verschillende disciplines…).
Elke aanvraag moet vergezeld gaan van een korte toelichting met de motivatie om te kiezen voor deze dienst en de concrete invulling (welke pathologie, welke activiteiten, hoeveel patiënten, welke begeleiding, uurregeling, wachtregeling, …). De leerdoelen van een discipline zoals beschreven in de discipline specifieke stagegidsen vormen hierbij de richtlijn.
Indien de student deze stage wil laten meetellen als een verplichte stage, moet hiervoor een grondige motivatiebrief worden opgesteld. De coördinerend stagemeester van de VUB kan hiervoor voor of na de stage goedkeuring geven (zie verder). Buitenlandse stages worden echter bijna nooit erkend als verplichte stage, uitzonderlijk kan dit toch gebeuren, indien een correcte motivatie wordt gegeven.
Stap 3: Na goedkeuring kan de student het ziekenhuis aanschrijven.
De student stuurt de vraag tot stage en de in te vullen aanvraag naar de relevante verantwoordelijke. De aanvraag buitenlandse stageplaats is beschikbaar op het elektronisch leerplatform. Het ingevulde aanvraagformulier wordt voor akkoord ondertekend door de student, de lokale stagementor, de coördinerende stagemeester van de VUB en stagedocent/stagecoördinator. De student moet er zich van vergewissen dat de gecontacteerde stagementor effectief de bevoegdheid heeft om een student voor stage te aanvaarden.
Stap 4: De student bezorgt de volledig ingevulde en ondertekende stage-aanvraag aan het stagesecretariaat voor administratieve verwerking.
Deze stap dient doorlopen te zijn uiterlijk 2 maanden voor de aanvang van de stage.
Stap 5
Stap 5.a: Stages binnen Europa
– De student contacteert International Relations and Mobility Office (IRMO) voor de administratieve regeling van verzekering en aanvraag van eventuele beurzen. (1)
– De student contacteert Buitenlandse Zaken om het verblijf te registreren (https://travellersonline.diplomatie.be/). (2)
De student levert bewijzen aan van bovenstaande (1,2) op het stagesecretariaat.
De student bezorgt tevens de ondertekende stageovereenkomst aan het stagesecretariaat, en dit uiterlijk een maand voor aanvang van de stage.
Stap 5.b: Stages buiten Europa
– De student contacteert IRMO voor de administratieve regeling van verzekering en aanvraag van eventuele beurzen. (1)
– De student contacteert Buitenlandse Zaken om het verblijf te registreren (https://travellersonline.diplomatie.be/). (2)
– De student gaat na of er endemische risico’s op infectie bestaan in de beoogde regio. Dit kan via de website van het Instituut voor Tropische Geneeskunde of via het Centrum voor Reis- en Vaccinatieadvies van het UZ Brussel In geval van een hoog endemisch risico op HIV (inclusief alle bestemmingen in sub-Sahara Afrika), kan er nood zijn aan OPEP (occupational post-exposure prophylaxis). De student volgt dan de procedure omschreven in de tekst “Infectiepreventie voor studenten op een buitenlandse medische stage” (beschikbaar op het elektronisch leerplatform ) De student bezorgt de contactgegevens van de buitenlandse stageplek aan de eenheid Interne Geneeskunde – Infectiologie van het UZ Brussel (veronique.dewachter@uzbrussel.be) zodat er kan worden nagegaan of er een adequaat OPEP-protocol beschikbaar is. De faculteit voorziet in samenspraak met prof Lacor in een budget om zo nodig hiv-profylaxe kits mee te geven. (3)
– In geval van bestemmingen met een verhoogd risico op malaria, gele koorts, rabies of andere overdraagbare ziekten, gaat de student op consultatie bij het Centrum voor Reis- en Vaccinatieadvies van het UZ Brussel om de juiste vaccins en profylaxe maatregelen toegelicht te krijgen. (4)
– De student sluit een adequate reisbijstandsverzekering af, uiteraard met repatriëringstussenkomst. (5)
– De student levert een getekende stageovereenkomst af ondertekend door de perifere instelling. Dit document kan noodzakelijk zijn voor het aanvragen van een studentenvisum. (6)
De student levert bewijzen van bovenstaande (1-6) aan op het stagesecretariaat
Stap 6
Mits alle bovenstaande voorwaarden voldaan zijn, kan het dossier van de student als volledig beschouwd worden. Indien de situatie in het land niet wijzigde (lees: er geen negatief reisadvies werd uitgevaardigd), kan de definitieve goedkeuring gegeven worden door stagedocent/coördinator.
Stap 7: De student laat na afloop het geijkte beoordelingsformulier invullen door de stagementor.
Stap 8: Na het lopen van de toegekende niet-erkende binnen- of buitenlandse stage levert de student een stageverslag in (cfr supra).
Indien relevant kan de stagemeester op basis van dit document a posteriori beslissen deze stage als een verplichte stage binnen de eigen specialiteit te erkennen.